Cara Mudah Membuat Memo dan Contohnya
Tutor ilmu.id. Di dunia kerja, memo merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting. Ketika menulis, terutama bagian kerangka memo juga harus penulis pahami supaya komunikasi berjalan sesuai dengan harapan.
Terkadang tidak semua pemberitahuan tertulis secara resmi dalam suatu format kertas khusus dengan menggunakan bahasa dan sistematika penulisan resmi.
Ada juga pesan singkat semacam itu penulisannya seperti halnya penulisan pribadi, menulisnya dengan tidak memperhatikan aturan penulisan resmi.
Baca : Pengertian Memo : Ciri, Stuktur, dan cara Membuatnya
Keduanya dapat dan boleh di lakukan sesuai dengan tujuan dan situasi tertentu. Dalam dunia kerja, pesan singkat semacam itu bernama memo.
Pengertian Memo
Memo, menurut Indeed, adalah pesan singkat yang gunanya untuk menyampaikan keputusan ataupun prosedur ke seluruh pegawai atau pihak dalam perusahaan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, memo atau memorandum merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan dengan bentuk nota. Memo juga dapat sebagai surat pernyataan dalam hubungan relasional internal dalam suatu perusahaan.
Secara umum, memo adalah sebagai salah satu alat atau nota komunikasi untuk penyampaian putusan dan instruksi kepada anggota dari sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam dunia kerja, memo bersifat sebagai pengingat bagi keseluruhan atau sejumlah besar anggota di suatu organisasi atau perusahaan.
Kegunaan Memo yaitu untuk menyampaikan berbagai hal secara langsung untuk ke orang banyak ketimbang perseorangan. Memo juga dapat untuk memberikan laporan progress, menanyakan update tentang pekerjaan ke tim yang terlibat, hingga meminta feedback pekerjaan. Selain itu, memo juga bisa untuk memberikan perintah.
Kerangka Memo
Adapun kerangka memo secara umum meliputi :
1. Kepala Memo yang terdiri dari lambang atau logo instansi, nama instansi, alamat instansi.
2. Badan Memo terdiri dari isi pesan (singkat, padat, jelas, kalimat perintah, informasi atau berupa laporan dan lain-lain.
3. Kaki Memo terdiri dari tanda tangan dan nama jelas si pembuat/penulis memo.
Hal Yang Perlu Dipahami Sebelum Membuat Memo
ada Beberapa hal penting yang harus mendapat perhatian ketika membuat memo, antara lain yaitu:
1. Mengetahui audiens
Pastikan terlebih dahulu siapa yang akan menerima dan membaca memo tersebut. Jika menulis memo untuk semua orang di perusahaan, bahasa dalam memo tetap profesional dengan bahasa yang formal.
2. Bebas dari typo
Selalu proofread memo yang telah dibuat agar tidak ada kesalahan pengetikan di dalamnya.
3. Tulis subjek yang to-the-point
Cantumkan informasi jekas, misalkan berkaitan dengan kegiatan, tempat, hari dan tanggaal tertulis jelas di bagian subjek memo .Kirimkan juga memo setidaknya seminggu sebelum tanggal yang dimaksud dalam memo agar orang lain bisa menyesuaikan jadwalnya.
4. Sederhana dan singkat
Hindari penggunaan kalimat yang panjang dan bertele-tele, dan gunakan kata-kata yang mudah dipahami.
5. Jangan tuliskan salam
Tidak perlu mengucapkan salam di bagian awal. Tetap fokuskan memo untuk menjelaskan apa yang perlu.
6. Gunakan list atau poin-poin
Gunakan list atau poin di dalam memo agar memudahkan orang lain ketika membacanya.
7. Tuliskan lampiran
Tuliskan kata Lampiran di bagian bawah memo apabila ada gambar, tabel, atau grafik yang dimasukkan ke dalamnya.
Contoh Memo
Kepada: Seluruh Kepala Bagian
Dari: Dika Prambudi Aditya
Tanggal: 22 April 2022
Hal: Pemberitahuan kerja lembur
Harap memberitahukan karyawan dari divisi masing-masing, untuk satu bulan yang akan datang, 25 April s.d 25 Mei 2022 semua karyawan kerja lembur. Pelaksanaan lembur setiap hari maksimal 2 jam.
Semarang, 22 April 2022
General Manager
Dika Prambudi Aditya
Demikian tentang Cara Mudah Membuat Memo dan Contohnya. Semoga bermanfaat.
