Notulen: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Susunan, dan Contohnya
Gatrailmu.com. Di dalam sebuah rapat atau diskusi, biasanya akan ditulis berita acara berupa notulen. Penulisan notulen menyertakan poin-poin penting dengan ringkas dan koheren
Notulen harus memuat apapun yang dibahas di dalam rapat, dari saat memulai rapat hingga selesai, dan isinya tidak boleh menyimpang dari pokok pembicaraan.
Untuk menulis notulen pun membutuhkan keterampilan khusus, misalnya sang penulis harus gesit dan cekatan dalam mencatat poin-poin penting hasil rapat.
Baca : Struktur Debat, Kebahasaan, Jenis, Cara, Etika, Langkah, dan Tekniknya
Penyusunan notulen ini sangat penting untuk mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai dokumentasi kegiatan rapat. Notulen mencakup ringkasan tentang jalannya rapat dari awal sampai akhir,
Umumnya, notula ditulis oleh seseorang notulis. Seorang notulis harus mengerti jalannya rapat agar dapat menangkap dengan baik hal-hal yang dibahas.. .
Pengertian Notulen
Notulen merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, notulen atau notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicaran dan diputuskan di dalamnya.
Notulen adalah catatan resmi suatu rapat atau sidang berisikan siapa, apa, bagaimana, dan hasil dari rapat atau sidang. Notulen juga bisa berarti sebagai hasil suatu pembicaraan rapat yang telah ditulis dengan rapi
Peranan Notulis dalam Rapat
Notulis merupakan sebutan untuk orang yang bertugas menulis notulen atau catatan rapat. Notulis harus memiliki kemampuan untuk menyimak dan menulis dengan sama baiknya agar hal-hal penting dalam rapat tidak terlewat satu pun.
Tugas seorang notulis adalah mencatat proses rapat dari awal hingga akhir, apa saja pembahasannya, dan keputusannya. Selain itu, notulis juga harus mencatat waktu dan tempat pelaksanaan rapat serta mendata jumlah peserta yang mengikuti rapat. Seorang notulis harus mampu bersifat objektif dan tidak memihak.
Notulis tidak boleh menambahkan ide atau pendapatnya dalam notula karena notula harus murni berisi pembahasan di dalam rapat.
Fungsi Notulen
Berikut fungsi dari penulisan notulen.
1. Catatan resmi
Notulen memberikan perlindungan hukum bagi organisasi. Meresmikan dan mendokumentasikan notulen, juga berfungsi sebagai bukti mengapa dan bagaimana rapat mengambil keputusan tertentu.
2. Memberi informasi penting
Notulen adalah catatan tertulis tentang kesepakatan pada pertemuan dan menciptakan pemahaman bersama. Di dalam notulen sumber informasi penting yang memungkinkan peserta untuk merenungkan apa yang terjadi.
3. Sebagai Pengingat
Notulen adalah cara terbaik untuk menghindari kesalahpahaman yang berasal dari orang-orang yang memiliki ingatan berbeda tentang pertemuan tersebut. Tanpa catatan yang jelas, mudah untuk melupakan mengapa keputusan tertentu dibuat.
4. Memetakan tugas
Notulen memberi tahu tentang kejelasan, apa langkah selanjutnya dan siapa yang bertanggung jawab atas apa, memastikan tidak ada item tindakan yang terlupakan.
5. Sumber informasi bagi anggota yang tidak dapat hadir
Notulen bertindak sebagai sumber informasi bagi anggota yang tidak dapat hadir . Mereka juga membantu pemangku kepentingan lainnya tetap mendapat informasi.
6. Meninjau kembali
Notulen juga bertujuan sebagai dokumen untuk meninjau kembali ide-ide kunci dan poin-poin rapat atau diskusi yang mengarah pada keputusan.
Tujuan Notulen
Selain fungsi, notulen juga mempunyai tujuan. Tujuan dari notulen antara lain sebagai berikut.
1. Bukti terlaksanakannya rapat
Notulen menjadi bukti tertulis terlaksananya rapat, sebagai bentuk pertanggungjawaban pada ketua atau atasan suatu organisasi.
2. Sumber informasi rapat yang kredibel
Notulen merupakan catatan kredibel apa yang berlangsung dalam rapat untuk anggota yang tidak bisa menghadiri rapat tersebut. Sehingga informasi rapat akan tersampaikan dengan faktual pada setiap orangnya.
3. Sumber informasi apabila akan mengadakannya pembahasan ulang
Apabila pada suatu rapat belum menghasilkan keputusan yang tetap dalam membahas masalah, maka perlu mengadakannya pembahasan lebih lanjut untuk mendapatkan keputusan. Dan notulen dari rapat sebelumnya menjadi acuan/tolak ukur untuk mendapatkan keputusan.
Susunan Notulen
Notulen sedikitnya mengandung bagian-bagian berikut ini.
1. Bagian kepala notulen berisikan:
a. Nama organisasi atau komite atau perusahaan atau kelompok
b. Nama dan tema rapat atau diskusi
c. Hari dan tanggal
d. Waktu pelaksanaan
e. Tempat pelaksanaan
f. Peserta rapat (seluruh orang yang mengikuti rapat tanpa terkecuali dan jabatannya)
2. Isi notulen mencakup pembukaan notulen, poin-poin diskusi, hasil rapat, dan waktu berakhirnya rapat.
3. Dan untuk akhir notulen berisi dengan usulan agenda untuk pertemuan berikutnya, waktu pertemuan berikutnya, dan penandatanganan notulen (nama, jabatan, dan tanda tangan).
Cara Menyusun Notulen
Berikut ini adalah cara membuat notulen rapat.
1. Kita harus cermat dalam mengamati alur rapat yang sedang berlangsung
Apabila tidak memungkinkan untuk mencatat secara langsung kita bisa menggunakan alat perekam untuk memudahkan kita dalam mencatat.
2. Buat format notulen yang benar
Supaya notulen dapat menjadi sumber informasi yag efektif, buat paragraf notulen yang rapi dengan rata kiri dan kanan. Gunakan format huruf yang jelas supaya mudah terbaca, atur jarak baris, bedakan mana KOP Perusahaan dan Judul Notulen.
3. Buat daftar hadir peserta rapat.
Daftar hadir adalah catatan yang memuat kehadiran seseorang dalam suatu acara. Dengan adanya daftar hadir kita bisa mengetahui siapa yang tidak hadir dan siapa yang hadir dalam rapat tersebut. Lampirkan daftar hadir di belakang notulen.
4. Jangan lupakan pengasahan dari pemimpin rapat, supaya notulen tersebut data diakui kebenarannya.
Contoh Notulen
Demikian pengertian notule, fungsi, tujuan, susunan, dan contohnya. Semoga bermanfaat.