Pengertian Memo : Ciri, Stuktur, dan cara Membuatnya
Gatrailmu.com. Terkadang seseorang menulis pesan singkat berisi informasi, petunjuk atau keterangan tentang sesuatu kepada teman, kerabat, atau mungkin rekan sekantor. Pesan singkat tersebut yaitu bernama memo.
Penggunaan memo untuk melakukan instruksi atau arahan dalam sebuah lembaga organisasi. Selebihnya, memo juga umum digunakan sebagai pemberitahuan singkat kepada orang lain lewat tulisan.
Secara umum, memo merupakan salah satu alat atau nota komunikasi untuk penyampaian putusan dan instruksi kepada anggota dari sebuah organisasi atau perusahaan.
Baca : Surat Pribadi : Pengertian, Ciri, Fungsi, Struktur, dan Contohnya
Di dalam dunia kerja, memo bersifat sebagai pengingat bagi keseluruhan atau sejumlah besar anggota di suatu organisasi atau perusahaan. Lantas apa yang dimaksud dengan memo? Berikut ini penjelasan tentang memo yang dirangkum dari berbagai sumber.
Pengertian Memo
Secara singkat, memo adalah surat atau pesan ringkas, padat dan jelas yang diberikan kepada seseorang. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, memo atau memorandum merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan dengan bentuk nota. Memo juga dapat digunakan sebagai surat pernyataan dalam hubungan relasional internal dalam suatu perusahaan.
Menurut Keraf (1980), memo itu singkatan dari memorandum dan memiliki berbagai macam makna, yaitu (1) memorandum berarti nota atau surat peringatan tidak resmi, (2) memorandum berarti surat pernyataan hubungan diplomasi, dan (3) memorandum berarti bentuk komunikasi yang menjurus ke saran, arahan, atau penerangan.
Tujuan dari penulisan sebuah memo adalah untuk meminta atau memberikan suatu informasi kepada seseorang.Berdasarkan pemakaiannya, jenis Memo ada dua yakni memo yang bersifat resmi dan tidak resmi (pribadi).
Memo resmi biasa dikeluarkan oleh lembaga, instansi atau organisasi. Pembuatan memo ini sebagai surat pernyataan hubungan resmi dari pimpinan terhadap bawahannya. Sedangkan, memo tidak resmi seringnya tujuan penulisannya kepada teman, saudara, atau kerabat yang lebih bersifat pribadi.
Ciri-Ciri Memo
Memo pada dasarnya berbeda dengan papan pengumuman. Berikut adalah ciri-ciri sebuah memo.
1. Berisikan saran, arahan, atau penjelasan akan suatu hal.
2. Menyampaikannformasi jelas dan relevan.
3. Dalam sebuah memorandum resmi, memiliki bagian layaknya surat, tetapi lebih sederhana.
4. Dalam memorandum tidak resmi, tidak mencantumkan identitas kantor (nama kantor, nomor telepon, alamat kantor).
5. penyamampaiannya secara horizontal (pihak yang memiliki jabatan setara), maupun secara vertikal (dari pihak atasan kepada bawahan, atau sebaliknya).
6. Menggunakan bahasa lebih singkat, padat, dan lebih sederhana
Struktur Memo
Meskipun demikian, memo tetap memiliki bagian-bagian tertentu, terutama pada memo resmi. Nah berikut adalah uraiannya.
1. Kepala Surat Memo
Pada bagian ini nantinya berisikan penjelasan singkat terkait dari dan untuk siapa memo tersebut di buat. Kepala surat memo biasanya berisikan nama pembuat, tujuan pembuatan surat memo, subjek memo atau topik, dan tanggal. Di dalam penempatan tanggal harus bersifat aktual.
2. Pendahuluan
Selanjutnya adalah struktur pendahuluan yang terletak di bagian paragraf pertama dari sebuah memo. Pendahuluan ini berisi informasi tujuan memo tanpa bertele-tele. Perlu diketahui bahwa memo itu adalah informasi yang to-the-point, sehingga dalam penyampaiannya pun juga harus ke intinya saja.
3. Detail
Struktur selanjutnya adalah detail. Dalam struktur ini berisikan detail tujuan atau subjek memo yang terletak pada paragraf setelah pendahuluan. Sama halnya dengan struktur pendahuluan, dalam detail juga harus ringkas.
3. Penutup
Pada struktur terakhir dari sebuah memo, harus berisikan kontak nomor dari pihak yang dapat dihubungi berkaitan dengan isi memo tersebut. Misalnya, memo berisikan perizinan penggunaan gedung untuk sebuah acara festival, maka pada bagian penutup harus ada kontak milik pegawai yang terkait secara jelas apabila perizinan tersebut mendapat persetujuan.
Cara Membuat Memo
Karena sifat dan tujuannya yang efektif dan efisien, memo memerlukan cara pembuatan tepat agar tidak terkesan bertele-tele. Hal ini yang membedakan memo dengan surat secara umum.
Adapun cara untuk membuat memo agar efektif adalah sebagai berikut.
1. Gunakan bahasa baku yang efektif.
2. Gunakan kalimat efektif dan tepat guna.
3. Tulis kalimat dan tujuan memo dengan ringkas agar mudah pembaca pahami.
4. Tekankan kalimat atau detail utama dalam memo dengan huruf kapital atau huruf tebal (bold).
5, Gunakan kalimat yang sopan untuk memberi instruksi di bagian akhir memo.
7. Periksa kembali memo sebelum mengirimkan ke tujuan
Demikian pengertian Memo, ciri, stuktur, dan cara membuatnya. Semoga bermanfaat.