Peraturan BKN Nomor 9 Tahun 2022 tentang Tata Cara Pelaksanaan Penyusunan Kebutuhan ASN
Gatrailmu.com. Tata Cara Pelaksanaan Penyusunan Kebutuhan Aparatur Sipil Negara (ASN) tertuang dalam peraturan Badan Kepegawaian Negara (BKN) Nomor 9 Tahun 2022.
Peraturan BKN Nomor 9 Tahun 2022 tentang Tata Cara Pelaksanaan Penyusunan Kebutuhan Aparatur Sipil Negara (ASN) tersebut diundangkan pada tanggal 20 Mei 2022.
Peraturan BKN tentang Tata Cara Pelaksanaan Penyusunan Kebutuhan ASN diterbitkan untuk melaksanakan ketentuan Pasal 11 Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil dan untuk melaksanakan ketentuan Pasal 4 Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2018 tentang Manajemen Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja,
Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah.
Pegawai Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Pegawai ASN adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Penyusunan Kebutuhan Jumlah dan Jenis Jabatan ASN
Penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis Jabatan ASN dilaksanakan berdasarkan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.
Hasil penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis Jabatan ASN setiap tahun terdiri atas:
1. informasi Jabatan;
2. jumlah kebutuhan Pegawai ASN; dan
3. Peta Jabatan pada masing-masing unit organisasi.
Tahapan Penyusunan Kebutuhan ASN terdiri atas:
1. Penyusunan Analisis Jabatan;
2. Penyusunan Analisis Beban Kerja;
3. Penyusunan Peta Jabatan;
4. Pengusulan Kebutuhan ASN;
5. Penyampaian Usul Kebutuhan ASN;
6. Analisis Kebutuhan ASN; dan
7. Pertimbangan Teknis Kebutuhan ASN
Analisis Beban Kerja
Analisis Beban Kerja digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai atau Pemangku Jabatan berdasarkan sejumlah target pekerjaan yang harus diselesaikan pada satuan waktu tertentu.
Pendekatan yang digunakan dalam melakukan penghitungan kebutuhan jumlah dan jenis Jabatan terdiri atas:
1. hasil kerja;
2. objek kerja;
3. peralatan kerja; dan/atau
4. tugas per tugas Jabatan.
Penghitungan kebutuhan jumlah dan jenis JF menggunakan pedoman penghitungan dari masing-masing Instansi Pembina JF.
Instansi Pembina dalam membuat pedoman penghitungan JF menggunakan pendekatan sebagaimana dimaksud. Pedoman penghitungan kebutuhan JF harus ditetapkan oleh Instansi Pembina JF sebagai syarat dalam melakukan pengangkatan Pegawai ASN dalam JF.
Aspek dalam melaksanakan Analisis Beban Kerja terdiri atas:
1. uraian tugas;
2. volume kerja atau beban kerja;
3. norma waktu; dan
4. waktu kerja efektif
Tahapan yang harus dilakukan dalam Analisis Beban Kerja terdiri atas:
1. persiapan;
2. pengumpulan data dan informasi jumlah beban kerja dan waktu penyelesaian setiap uraian tugas;
3. pengolahan data; dan
4. verifikasi dan validasi hasil penghitungan kebutuhan pegawai.
Peta Jabatan
Peta Jabatan merupakan susunan nama dan tingkat Jabatan yang tergambar dalam struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi terdiri atas:
1. struktur Jabatan;
2. beban kerja unit organisasi;
3. jumlah pegawai yang ada;
4. kebutuhan pegawai; dan
5. kelas Jabatan.
Struktur Jabatan merupakan tabel yang berisi Jabatan pada Instansi Pemerintah yang disusun sebagai berikut:
a. dibuat per unit organisasi;
b. dimulai dari jenjang Jabatan paling tinggi sampai dengan paling rendah; dan
c. nama setiap Jabatan yang dibutuhkan, baik JPT, JA, dan/atau JF.
Beban kerja unit organisasi sebagaimana dimaksud merupakan jumlah target pekerjaan yang harus diselesaikan oleh satuan unit organisasi Instansi Pemerintah dalam waktu tertentu.
Jumlah pegawai yang ada sebagaimana dimaksud merupakan kondisi jumlah pegawai yang menduduki masing-masing Jabatan dalam satuan unit organisasi Instansi Pemerintah. Kebutuhan pegawai sebagaimana dimaksud merupakan jumlah pegawai atau Pemangku Jabatan yang dibutuhkan pada setiap Jabatan berdasarkan Analisis Beban Kerja.
Kelas Jabatan sebagaimana dimaksud merupakan kedudukan yang menunjukkan tingkat Jabatan dalam rangkaian susunan Jabatan pada Instansi Pemerintah yang meskipun berbeda dalam hal jenis pekerjaan, tetapi memiliki kesetaraan tingkat kesulitan, bobot, tanggung jawab, dan tingkat persyaratan kualifikasi pekerjaan, serta menjadi dasar penggajian bagi pegawai ASN sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pengusulan Kebutuhan Aparatur Sipil Negara
Kelengkapan Usul Kebutuhan
Kelengkapan usul kebutuhan terdiri atas:
a. informasi Jabatan untuk setiap Jabatan yang dibutuhkan dalam Instansi Pemerintah;
b. jumlah kebutuhan pegawai ASN untuk seluruh jabatan;
c. jumlah pegawai ASN yang ada per 31 Desember tahun sebelumnya;
d. jumlah PNS yang mencapai batas usia pensiun per 31 Desember tahun sebelumnya;
e. jumlah PPPK yang akan berakhir masa hubungan perjanjian kerja per 31 Desember tahun sebelumnya;
f. selisih antara jumlah kebutuhan dengan jumlah ketersediaan pegawai ASN yang ada;
g. penyusunan kebutuhan ASN untuk jangka waktu 5 (lima) tahun;
h. untuk Instansi Pusat melampirkan karakteristik Instansi Pemerintah dan rasio alokasi anggaran belanja pegawai; dan
i. untuk Instansi Daerah melampirkan kondisi geografis daerah, jumlah penduduk, luas wilayah, pengembangan potensi daerah, dan rasio alokasi anggaran belanja pegawai.
Tata Cara Penyampaian Usul Kebutuhan
Setiap Instansi Pemerintah wajib menyusun informasi jabatan dan menghitung jumlah kebutuhan pegawai ASN menggunakan sistem informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Data jumlah pegawai ASN yang ada dirinci sesuai dengan jabatan dan jenjangnya masing-masing pada saat penyusunan informasi jabatan. Data jumlah PNS yang mencapai batas usia pensiun dihitung untuk jangka waktu 5 (lima) tahun yang akan datang. Jumlah PPPK yang akan berakhir masa hubungan perjanjian kerja dihitung untuk jangka waktu 5 (lima) tahun yang akan datang.
Jumlah pegawai ASN yang ada dibandingkan dengan jumlah kebutuhan pegawai ASN kemudian dikurangi atau ditambahkan dengan PNS yang mencapai batas usia pensiun dan PPPK yang akan berakhir masa hubungan perjanjian kerja dengan ketentuan sebagai berikut.
1. Jika perbandingan antara jumlah pegawai ASN yang ada dengan jumlah kebutuhan pegawai ASN hasilnya yaitu kelebihan pegawai ASN, kelebihan tersebut dikurangi dengan PNS yang akan mencapai batas usia pensiun dan PPPK yang akan berakhir masa hubungan perjanjian kerja.
2. Jika perbandingan antara jumlah pegawai ASN yang ada dengan jumlah kebutuhan pegawai ASN hasilnya, yaitu kekurangan pegawai ASN, kekurangan tersebut ditambah dengan PNS yang akan mencapai batas usia pensiun dan PPPK yang akan berakhir masa hubungan perjanjian kerja.
Untuk Jabatan yang kekurangan jumlah pegawai ASN selanjutnya ditetapkan sebagai prioritas untuk dipenuhi kebutuhannya dalam bentuk usul tambahan kebutuhan tahun yang akan datang.
DI Dalam menetapkan prioritas sebagaimana dimaksud, Instansi Pemerintah harus memperhatikan tujuan dan rencana strategis masing-masing.
Hasil penghitungan kebutuhan jumlah Pegawai ASN, data jumlah Pegawai ASN yang ada, data PNS yang akan mencapai batas usia pensiun dan data PPPK yang akan berakhir masa hubungan perjanjian kerja, hasil perbandingan antara data-data tersebut, dan usul tambahan kebutuhan dituangkan ke dalam aplikasi yang bersifat elektronik.
Dokumen usul tambahan kebutuhan yang telah disahkan oleh PPK masing-masing Instansi Pemerintah wajib disampaikan kepada Menteri dan Kepala BKN dengan melampirkan rencana strategis Instansi Pemerintah.
Waktu Penyampaian Kebutuhan
Rincian hasil penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan ASN setiap tahun untuk penetapan kebutuhan ASN disampaikan kepada Menteri dan Kepala BKN, dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Untuk Instansi Pusat disampaikan oleh PPK Instansi Pusat paling lambat akhir bulan Maret untuk penetapan kebutuhan ASN tahun berikutnya.
b. Untuk Instansi Daerah Provinsi disampaikan oleh Gubernur paling lambat akhir bulan Maret untuk penetapan kebutuhan ASN tahun berikutnya.
c. Untuk Instansi Daerah Kabupaten atau Kota disampaikan oleh Bupati atau Walikota paling
lambat akhir bulan Maret untuk penetapan kebutuhan ASN tahun berikutnya, setelah berkoordinasi dengan Gubernur.
Di dalam hal terjadi perubahan rencana anggaran tahun berikutnya yang mengakibatkan perubahan dalam perencanaan kebutuhan ASN, penyampaian rincian informasi jabatan untuk penyusunan kebutuhan ASN setiap tahun dilakukan paling lambat akhir bulan April tahun sebelumnya.
Analisis Kebutuhan ASN
Analisis kebutuhan ASN dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai yang diperlukan oleh Instansi Pemerintah.
Analisis kebutuhan ASN sebagaimana dimaksud dilaksanakan oleh BKN. Analisis kebutuhan ASN menggunakan data pegawai per 31 Desember tahun sebelumnya.
Tahapan dalam analisis kebutuhan ASN meliputi kegiatan:
1. menginventarisir data kebutuhan;
2. mengklasifikasi data kebutuhan;
3. mengolah data kebutuhan;
4. melakukan verifikasi dan validasi jumlah kebutuhan berdasarkan hasil Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja;
5. menentukan jumlah dan jenis kebutuhan jabatan berdasarkan hasil verifikasi dan validasi; dan
6. menyusun laporan hasil analisis kebutuhan.
Verifikasi dan validasi Jumlah Kebutuhan untuk memastikan kebenaran kebutuhan jenis dan jumlah jabatan yang riil dan tepat hasil penyusunan kebutuhan berdasarkan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.
Penyusunan Pertimbangan Teknis Kebutuhan ASN
Variabel penyusunan pertimbangan teknis kebutuhan bagi Instansi Pusat, mempertimbangkan:
1. susunan organisasi dan tata kerja;
2. jenis dan sifat urusan pemerintahan yang menjadi tanggung jawabnya;
3. jumlah kebutuhan pegawai ASN untuk setiap jenjang Jabatan;
4. jumlah dan komposisi pegawai ASN yang tersedia untuk setiap jenjang Jabatan per 31 Desember tahun sebelumnya;
5. jumlah PNS yang akan memasuki batas usia pensiun per 31 Desember tahun sebelumnya;
6. jumlah PPPK yang akan berakhir masa hubungan perjanjian kerja per 31 Desember tahun sebelumnya;
7. rasio jumlah antara pegawai ASN yang menduduki Jabatan administrator, Jabatan pengawas, Jabatan pelaksana, dan JF; dan
8. rasio antara anggaran belanja pegawai dengan anggaran belanja instansi secara keseluruhan.
Variabel penyusunan pertimbangan teknis kebutuhan bagi Instansi Daerah Provinsi, mempertimbangkan:
1. data kelembagaan instansi;
2. jumlah kebutuhan pegawai ASN untuk setiap jenjang Jabatan;
3. jumlah dan komposisi pegawai ASN yang tersedia pada setiap jenjang Jabatan per 31 Desember tahun sebelumnya;
4. jumlah PNS yang akan memasuki batas usia pensiun per 31 Desember tahun sebelumnya;
5. jumlah PPPK yang akan berakhir masa hubungan perjanjian kerja per 31 Desember tahun sebelumnya;
6. rasio antara jumlah pegawai ASN dengan jumlah kabupaten/kota yang dikoordinasikan; dan
7. rasio antara anggaran belanja pegawai ASN dengan anggaran belanja daerah secara keseluruhan.
Variabel penyusunan pertimbangan teknis kebutuhan bagi Instansi Daerah kabupaten/kota, mempertimbangkan:
1. data kelembagaan instansi;
2. jumlah kebutuhan pegawai ASN untuk setiap jenjang Jabatan;
3. jumlah dan komposisi pegawai ASN yang tersedia pada setiap jenjang Jabatan per 31 Desember tahun sebelumnya;
4. jumlah PNS yang akan memasuki batas usia pensiun per 31 Desember tahun sebelumnya;
5. jumlah PPPK yang akan berakhir masa hubungan perjanjian kerja per 31 Desember tahun sebelumnya;
6. rasio antara jumlah pegawai ASN dengan jumlah penduduk;
7. luas wilayah, kondisi geografis, dan potensi daerah untuk dikembangkan;
8. rasio antara anggaran belanja pegawai dan anggaran belanja daerah secara keseluruhan; dan
9. data kelembagaan instansi.
Pertimbangan teknis kebutuhan ASN, meliputi:
1. pertimbangan teknis kebutuhan ASN nasional;
2. pertimbangan teknis kebutuhan ASN setiap Instansi Pemerintah; dan
3. pertimbangan teknis kebutuhan PNS dari sekolah kedinasan.
Peraturan BKN Nomor 9 Tahun 2022 tentang Tata Cara Pelaksanaan Penyusunan Kebutuhan Aparatur Sipil Negara (ASN) selengkapnya terdapat dalam tautan berikut ini.
Demikian Peraturan BKN Nomor 9 Tahun 2022 tentang Tata Cara Pelaksanaan Penyusunan Kebutuhan Aparatur Sipil Negara (ASN). Semoga bermanfaat.