Surat Resmi : Pengertian, Ciri-Ciri, Fungsi, Tujuan dan Jenisnya
Gatrailmu.com. Di dalam setiap kegiatan yang bersifat resmi seperti sekolah, dinas dan instansi, surat resmi tidaklah menjadi hal yang asing lagi.
Bahkan surat resmi sangat penting untuk keperluan kedinasan atau instansi setiap hari. Surat resmi memiliki fungsi sebagai medai memberikan informasi kepada pihak tetentu.
Tentunya surat resmi yang orang, instansi atau lembaga berikan kepada pihak lain tersebut harus dapat dipertanggung jawabkan keabsahan secara hukum.
Nama lain dari surat resmi adalah surat dinas. Menulis surat ini juga tidak boleh asal, ada kaidah dan unsur-unsur yang harus penulis perhatikan. Bahasa yang digunakan pun juga menggunakan bahasa resmi.
Pengertian Surat Resmi
Surat resmi adalah jenis surat yang dibuat oleh perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi yang sifat komunikasinya formal. Isi dari surat resmi adalah menggunakan format baku, efektif, dan jelas. Penulisan surat resmi adalah ada aturan khusus yang berlaku.
“Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan sebagainya,” bunyi dalam KBBI.
Ciri-Ciri Surat Resmi
Ciri-ciri surat resmi adalah sebagai berikut.
1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Pedoman Umum Ejaan Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI)
2. Penyusunannya dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah pembaca pahami konteksnya.
3. Tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit.
4. Menggunakan kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
5. Di dalam surat resmi selalu mecantumkan pokok surat yaitu nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
6. Membubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
7. Penulisannya menggunakan format baku
Fungsi Surat Resmi
1. Sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
2. Bukti tertulis dalam bentuk dokumen yang isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.
3. Pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan, surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.
4. Alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.
5. Bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.
6. Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
Jenis Surat Resmi
Jenis surat resmi terdiri dari surat permohonan, surat keputusan, surat kuasa, surat perintah, surat pengantar, surat edaran, dan surat undangan. Berikut penjelasannya.
1. Surat Permohonan
Kegunaanya untuk menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Surat ini bisa untuk antarperorangan, perorangan terhadap lembaga, atau antarlembaga.
Contoh : surat permohonan adalah surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.
2. Surat Keputusan
Untuk menyampaikan keputusan dari atasan yang berkaitan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas. Surat keputusan pada umumnya berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga.
Contoh : surat keputusan pengangkatan pegawai, surat keputusan panitia dari kepala sekolah, surat keputusan pengangkatan pengurus atau tenaga kerja.
3. Surat Kuasa
Dalam surat kuasa berisi penjelasan tentang pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak tertentu kepada pihak lain. Hal itu terjadi karena si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu kegiatan atau tugas sehingga melimpahkan ke penerima kuasa yang dia tunjuk.
Ada dua jenis surat kuasa yang juga memiliki dasar hukum berbeda, yaitu
a. surat kuasa umum, Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata.
b. surat kuasa khusus, surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.
Contoh :
4. Surat Perintah
Surat Perintah merupakan jenis surat resmi yang sering kita jumpai di kehidupan sehari-hari. Umumnya dari Instansi atau lembaga berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai.
Contoh : surat perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain sebagainya.
5. Surat Pengantar
Surat pengantar merupakan jenis surat resmi untuk kepentingan pribadi. Dalam kehidupan sehari-hari, surat pengantar biasanya sebagai syarat untuk membuat dokumen ataupun kegiatan.
Contoh : surat pengantar keterangan tidak mampu, surat pengantar proposal bantuan dana, dan lain sebagainya.
6. Surat Edaran
Surat Edaran umumnya tujuannya kepada kalangan tertentu, isinya berupa pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu.
Contoh : surat edaran pengumuman libur untuk orang tua murid.
7. Surat Undangan
Surat undangan biasanya untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertentu.
Contoh : undangan pernikahan, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan banyak lainnya.
Demikian ulasan tentang pengertian surat resmi, ciri-ciri, fungsi, tujuan, dan jenisnya. Semoga bermanfaat.
