Surat : Tujuan, Fungsi, Jenis, dan Bentuknya
Gatrailmu.com. Surat menjadi bagian dari bentuk dan alat komunikasi yang ada di kehidupan manusia. Menjadi salah satu alat komunikasi yang memberikan manfaat dan kegunaan pada masanya dan hingga saat ini masih banyak yang menggunakannya.
Alat komunikasi surat masih menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi maupun hubungan kerjasama oleh suatu perusahaan atau instansi. Surat masih menjadi pilihan oleh orang-orang tertentu untuk melakukan komunikasi.
Meskipun dalam penggunaan surat sebagai alat komunikasi perseorangan atau pribadi jumlahnya sudah semakin berkurang karena sudah adanya kemajuan teknologi yang memudahkan dalam berkomunikasi.
Baca : Surat Resmi : Pengertian, Ciri-Ciri, Fungsi, Tujuan dan Jenisnya
Pengertian Surat
Surat memiliki arti sebagai sarana komunikasi sebagai penyampaian informasi yang memiliki unsur sebagai pengirim dan penerima surat. Pengirim surat tentunya memiliki tujuan dalam pembuatan surat.
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, peryataan, perintah, permintaan, atau laporan.
Hubungan yang terjadi antara penerima dan pengirim yaitu surat-menyurat atau korespondensi. Dengan kata lain, surat-menyurat itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa dalam komunikasi tertulis.
Tujuan Menulis Surat
Tujuan dari penulisan surat tentunya adalah sebagai sarana komunikasi . Selain itu, tujuan surat antara lain yaitu :
1. Menyampaikan informasi.
2. Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis.
3. Mempercepat cara berkomunikasi.
4. menghemat, baik waktu, biaya maupun tenaga.
Fungsi surat
Terdapat beberapa fungsi surat, antara lain sebagai berikut.
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Bentuk kerjasama.
3. Media penyimpanan.
4. Alat bukti tertulis.
5. Sebagai pedoman kerja.
6, Buah Pikiran, ide atau gagasan.
7. Alat Pengingat
Jenis surat
Banyaknya jenis surat menjadikan surat tetap menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi dan sarana kerjasama. Dengan begitu surat dapat dibuat sesuai dengan jenis dan kategorinya, dan tentunya tidak sembarangan dalam pembuatannya. Berikut ini penjelasannya.
1. Berdasarkan sifat surat
a. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh individu dan ruang lingkup yang berkaitan pada persuratan adalah lingkup pribadi dari pengirim tersebut atau surat tersebut bersifat kekeluargaan yang mencakup ruang kecil.
b. Surat resmi pribadi
Surat resmi pribadi yaitu bentuk surat yang dibuat oleh individu atau perseorangan tetapi melibatkan hubungan kerjasama dengan sebuah perusahaan. Contohnya adalah surat lamaran pekerjaan, surat pengunduran diri
c. Surat dinas
Merupakan bentuk surat yang dibuat oleh suatu lembaga, organisasi, atau instansi secara resmi dan memiliki kop surat dalam pemformatannya. Memiliki dua jenis yang berbeda yaitu surat dinas pemerintahan dan swasta.
d. Surat niaga
Surat niaga adalah bentuk surat perdagangan atau surat jual beli yang dari perusahaan perdagangan, penjual atau instansi yang melibatkan proses jual beli.
2. Berdasarkan wujud
a. Surat biasa
Surat yang pengirim tulis dan diberikan kepada penerima dan dapat dimasukan dalam sebuah amplop atau sampul.
b. Memo dan nota
Memo dan nota adalah surat berdasarkan wujud yang dibuat di dalam internal perusahaan yang berguna sebagai petunjuk atau perintah antara pejabat.
c. Surat tanda bukti
Sebagai suatu surat yang menunjukan tanda bukti sebuah transaksi. Contohnya tanda terima, faktur, kwitansi
d. Surat terbuka
Surat terbuka yaitu merupakan surat yang dalam pengirimannya diperuntukkan pribadi atau kelompok dan dimuat di media masa.
e. Surat tertutup
Surat tertutup menjadi kebalikan surat terbuka yaitu dalam peredarannya tidak dimuat di media masa, dan hanya diketahui oleh pengirim dan penerima.
3. Berdasarkat asal
a. Surat masuk
Surat masuk adalah sebuah surat yang diterima oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau instansi dari pihak luar
b. Surat keluar
Surat keluar yaitu surat yang dikirim oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau instansi kepada pihak luar sebagai penerima surat
4. Menurut kegiatan
a. Surat eksternal, yaitu surat yang berhubungan dan melibatkan pihak lain atau pihak luar dari perusahaan.
b. Surat internal, yaitu surat yang hanya melibatkan pihak dalam dan ruang lingkup dalam dari perusahaan itu sendiri.
5. Menurut penyebaran (sasaran)
a. Surat terbatas
Surat biasa dalam pendistribusiannya hanya oleh pihak tertentu yang terlibat dan hanya untuk kepada penerima dan pengirim.
b. surat edaran
Seperti namanya, surat edaran adalah bentuk surat yang diedarkan atau didistribusikan kepada khalayak ramai atau masyarakat tentunya dengan tujuan tertentu.
6. Menurut keamanan isi
a. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang orang lain dapat mengetahui isinya dan tidak berakibat buruk bagi perusahaan tersebut.
b. Surat rahasia
Surat rahasia yaitu dalam penulisannya terdapat kode RHS atau R dimana orang yang tidak bersangkutan tidak boleh membaca karena akan menimbulkan akibat buruk.
c. Surat sangat rahasia
Pada surat ini memiliki kode SRHS SR yang hanya yang berkepentingan saja yang dapat membuka dan membacanya.
7. Menurut proses penyelesaian
a. Surat biasa
Pada surat biasa proses penyelesaiannya urut sesuai dengan proses penerimaan dan waktu penyelesainnya tidak mendesak.
b. Surat segera
Surat segera adalah surat yang harus menyelesaikannya dengan waktu yang segera dan cepat.
c. Surat sangat segera
Surat sangat segera adalah surat yang harus dilakukan dengan cepat karena segera diperlukan dan waktunya sangat mendesak.
8. Menurut tujuan
a. Pemberitahuan
Surat pemberitahuan memiliki tujuan memberitahukan informasi terkait yang pengirim sampaikan kepada penerima atau pihak umum.
b. Perintah
Surat perintah bertujuan memberikan perintah kepada penerima.
c. Permintaan
Adalah surat yang menunjukan sebuah permintaan mengenai permintaan suatu barang atau jasa yang untuk penerima. Sehingga permintaan yang penulis inginkan dapat tercapai dan terwujud.
Demikian pengertian surat, tujuan, fungsi, jenis, dan bentuknya. Semoga bermanfaat.
