Struktur Surat Resmi yang Wajib Kamu Ketahui
Gatrailmu.com. Surat resmi adalah jenis surat yang dibuat oleh perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi yang sifat komunikasinya formal. Isi dari surat resmi adalah menggunakan format baku, efektif, dan jelas. Penulisan surat resmi adalah ada aturan khusus yang berlaku.
“Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan sebagainya,” bunyi dalam KBBI.
Baca : Surat Resmi : Pengertian, Ciri-Ciri, Fungsi, Tujuan dan Jenisnya
Nama lain dari surat resmi adalah surat dinas. Menulis surat ini juga tidak boleh asal, ada kaidah dan unsur-unsur yang harus penulis perhatikan. Bahasa yang digunakan pun juga menggunakan bahasa resmi.
Hal yang harus diperhatikan dalam menulis Surat Resmi, sebagai berikut.
1. Penulisannya mengikuti teknik penyusunan yaitu terdiri dari kepala surat (kop surat), nomor lampiran dan perihal surat, tanggal surat, penulisan alamat surat dan bentuk penulisan surat sebenarnya.
2. Menyampaikan isi surat dinas harus secara ringkas, jelas dan eksplisit.
3. Bahasa yang digunakan adalah formal/baku sesuai dengan penggunaan bahasa Indonesia baik dan benar. Artinya, bahasa yang dapat memenuhi unsur sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan dan menarik.
Struktur Surat Resmi
Struktur surat resmi terdiri dari unsur-unsur berikut ini.
1. Kepala atau kop surat
Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi, yaitu terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
b. Nama lembaga
c. Alamat lembaga
d. Nomor telepon, teleks, faximile.
Khusus untuk surat perusahaan dapat menambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat yaitu:
a. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
b. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
c. Alat promosi.
2. Nomor surat
Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat yaitu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
b. Mengetahui jumlah surat yang masuk dan yang keluar oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
c. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
d. Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian nomor surat yaitu terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat menggunakan dua angka belakangnya saja.
Penempatan nomor surat sesuai degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a. meletakkan sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal;
b. meletakkan di bawah judul untuk surat berjudul
3. Tanggal penulisan surat
Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal yaitu penulisannya selalu dengan nama bulan dan tahun.
4. Lampiran yang disertakan
Pengiriman surat beserta lampiran dokumen harus tertulis dalam isi surat. Penulisannya di bawah nomor surat menyebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah menggunakan huruf jika jumlah kurang dari sepuluh.
5. Hal atau perihal
Hal atau perihal yaitu berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Penulisan hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul.
Beberapa hal teknik penulisan, yaitu sebagai berikut.
a. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul.
b. Penulisan hal menggunakan dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas penulisannya dengan huruf kecil.
c. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat.
6. Alamat tujuan
Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat yaitu yang pertama di sampul surat. Kedua, pada lembar kertas surat. Alamat yang pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul.
Hal-hal penting yang harus menjadi perhatian dalam penulisan alamat tujuan adalah:
a. Jangan memakai kata kepada , karena mengandung unsur kemubaziran.
b. Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :
1). Menghormati orang atau pihak yang menerima surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja
Contoh :
Yth. Direktur Panca Budi Utama
Jalan Makmur Raya, Pedurenan Utara
Semarang Selatan
2). Menghormati pihak yang penerima dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu apabila alamatnya tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.
Contoh :
Yth. Ibu H. Siti Aminah, S.H.
Wakil Ketua Pimpinan Pusat PKBM
Jalan Majapahit No. 62
Jakarta Selatan
3). Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya untuk penulisan diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu apabila pihak penerima adalah lembaga atau jabatan tertentu.
Contoh :
PT Global Sarana Komputindo
Jalan Pemuda No. 55
Semarang 50254
Jawa Tengah
4) Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak perlu tanda titik, kecuali menggunakan singkatan.
5) Tidak menggunakan tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat .
6) mencantumkan kode pos sangat penting karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila mengirimnya melalui Perum Pos dan Giro).
7. Salam Pembuka
Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka untuk surat-surat yang berisi berita.
8. Isi Surat
Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup
a, Bagian Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus menyebutkan inti masalah kepada pihak yang menerima.
b. Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah terdapat pada bagian pembuka ditegaskan kembali pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
9. Salam Penutup
Salam penutup untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya umtuk surat-surat berita.
10. Nama Organisasi atau Lembaga
Biasanya nama organisasi atau lembaga terdapat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini berfungsi untuk menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi.
11. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Di dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu berdasarkan atas kewenangannya dan jabatannya.
Apabila penanda tangan surat itu mewakilkan orang lain, maka harus menyebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.
12. Tembusan
Menggunakan bagian ini bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut. Tembusan surat dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Menulis tembusan di sudut kiri bawah dengan menuliskan Tembusan atau Tindasan atau Distribusi kepada.
Contoh :
Menteri Agama RI;
Gubernur Jawa Tengah;
Walikota Bandung.
Inisial
Demikian ulasan tentang struktur surat resmi. Semoga bermanfaat.